נוהל קליטת נכס חדש בעיריית רמת השרון.
1. כללי:
עיריית רמת השרון (להלן: "העירייה") מחזיקה בזכויות בנכסי מקרקעין (להלן "הנכס" או המקרקעין ( המיועדים לשימוש מוסדותיה לרווחת התושבים ו/או להשכרה בשוק החופשי. הנכסים מחולקים לקטגוריות שונות, ביניהן: מוסדות חינוך/רווחה/ספורט/תרבות, מגרשים ועוד.
2. המטרה:
נוהל זה מפרט את ההליך וסדר הפעולות לקבלת נכס חדש לניהול אגף הנכסים בעירייה רישומו והעברתו על פי הצורך לשימוש המחלקה הרלוונטית ו/או להקצאתו ע"פ נוהל הקצאות ו/או השכרתו בשוק החופשי הכל בכפוף לנוהל זה .
3. סדר פעולה קבלת נכס חדש לידי העירייה:
התקבל נכס חדש בעיריית רמת השרון באחת מאלה, רכישה ,החכרה, בנייה חדשה (ע"י העירייה או ע"י אחת מזרועות העירייה כגון החכ"ל) שכירות ו/או בכל דרך אחרת, יועבר הנכס לניהול אגף הנכסים בלבד ועל פי נוהל זה:
3.1 קבלת נכס החדש - עם הודעת "הגורם האחראי" (להלן: ממונה מבנה ציבור, מנכ"ל החכ"ל, ו/או כל
גורם אחראי אחר מטעמם) על קבלת נכס חדש/ סיום בניית נכס חדש ע"י מינהל ההנדסה/חכ"ל יועבר
הנכס לניהול אגף הנכסים בצירוף כל המסמכים הרלוונטיים לעניין הנכס כמתואר בנספח א' המצורף
לנוהל זה.
3.2 תיאום מועד מסירה- קביעת מועד המסירה, על הגורם האחראי, לדאוג ולזמן את נציגי
המחלקות הרלוונטיות בעניין: בטיחות אש, בטיחות כללית, טלפוניה ותקשורת, גינון, תחזוקה
ותפעול, מחשוב. דרישה זו אינה מפחיתה מהאחריות של הגורם האחראי, לוודא שמחלקות אלו
שותפות בזמן אמת לאורך כל תקופת הבינוי, ולא להמתין למועד המסירה.
הנכס יועבר במסירה אישית ע"י הגורם האחראי (ביקור משותף של נציג מינהל ההנדסה (ממונה
מבנה ציבור או מי מטעמה ונציג אגף הנכסים בנכס) לידי אגף הנכסים באמצעות חתימה של נציג אגף
הנכסים על טופס ייעודי כמצ"ב בנספח א' זאת בצירוף מפתחות הנכס אשר יישמרו בכספת אשר
מוקצת לכך באגף הנכסים.
3.3 רישום הנכסים ובקרה – מצא נציג אגף הנכסים כי צורפו כל המסמכים המתוארים בנספח א' יחתום
על נספח א' המאשר קבלת הנכס לידי אגף הנכסים. אגף הנכסים ידאג לרישום הנכס בספר הנכסים
של העירייה ויועבר דווח על קבלת הנכס למנכ"לית העירייה ,לאגף הגבייה ולממונה על הביטוח
בעירייה.
3.4 מסירת הנכס – על פי החלטת מנכ"ל העירייה יימסר הנכס לידי המחלקה הרלוונטית אשר ימנה
לעניין זה מנהל נכס. מנהל הנכס, יחתום על מסמך קבלת הנכס בטופס ייעודי , ויפעל ויפעיל את הנכס
בתיאום אגף הנכסים, מנהל הנכס לא יעביר/העתק מפתח הכניסה לנכס לאף גורם בעירייה ו/או מחוץ
לעירייה ללא אישור אגף הנכסים, כנ"ל לגבי קוד האזעקה-יישמר רק בידי מנהל הנכס ואגף הנכסים
בלבד.
4. תיעוד ובקרה
כל החומר הרלוונטי להליך רכישת הזכויות בנכס/ בנייתו של הנכס כמתואר בנספח א' לנוהל זה יועבר ע"י ממונה תחום מבנה ציבור במינהל ההנדסה ו/או ע"י נציג החכ"ל כקובץ דיגיטלי סרוק. המידע יתועד ע"י אגף הנכסים בתיק הנכס הרלוונטי במערכת ניהול הנכסים העירונית הממוחשבת
5. תחולה ותוקף
נוהל זה חל על כל עובדי עיריית רמת השרון ומי מטעמה.
נספח א :
רשימת אישורים ומסמכים שיועברו ע"י "הגורם האחראי" שייבדקו ויימסרו בעת קבלת הנכס לנציג אגף הנכסים.
תפריט